Een waslijst aan mails, meetings, taken, to do lijstjes, collega’s die even iets komen vragen terwijl je telefoon aan het rinkelen is..
Herkenbaar?
Geen wonder dat vele mensen soms door het bos de bomen niet meer zien. Al snel zink je weg in je to do lijst die maar blijft groeien en weet je niet meer met wat je eerst moet beginnen.
Een optimale werkplanning is daarom dé oplossing om overzicht en structuur te bewaren tijdens je werkdag.
Hieronder enkele tips en tricks voor een geslaagde werkdag zonder stress!
1. Zorg voor rust in je hoofd en maak een lijst met alle taken die je nog moet doen
Gedachten ordenen op papier of digitaal brengt niet enkel rust in je hoofd, maar creëert ook in één keer een lijstje met alle taken die je nog moet doen. In deze fase hoeft er nog geen structuur of volgorde in te zitten. Dit is enkel om komaf te maken met gedachten zoals ‘ik mag dit niet vergeten’ of ‘ik moet dit nog doen’, .. Deze laatste verhinderen namelijk dat je je focus kan behouden op de taak waar je op dat moment mee bezig bent uit schrik om iets te vergeten. Meer rust betekent een betere focus. Een betere focus betekent efficiënter werken.
2. Concrete deadlines bepalen
Nu je een lijstje hebt met alle komende taken, kan je je deadlines gaan bepalen. Schrijf naast al je taken wanneer ze klaar moeten zijn en de geschatte tijd die je denkt nodig te hebben om ze af te ronden.
Wij maken onze planningen op in Teamleader, een handige tool om onze lopende projecten en agenda’s te beheren.
Voorzie ook voldoende tijd per taak. Probeer realistisch in te schatten hoe lang je aan iets gaat werken: plan niet te krap want dat bezorgt je alleen maar meer stress waardoor je sowieso niet optimaal werkt.
Hierdoor krijg je ook constant het gevoel dat je achterloopt met je werk of niet snel genoeg bent met frustraties tot gevolg.
3. Plan realistisch
Plan je dag niet overvol maar realistisch in door voldoende ‘vrije ruimte’ voor eventuele dringende zaken.
Voorzie ook altijd 15 à 30 min tussen 2 meetings in zodat je tijd hebt om eventueel wat notities te maken, naar het toilet te gaan of een frisse neus te halen. Op die manier ga je met meer focus en een fris hoofd je volgende meeting in.
4. Stel prioriteiten
Wat moet vandaag af en wat kun je ook morgen doen? Stel deze vragen aan jezelf als je je planning opmaakt. Velen hebben de neiging om eerst taken te doen die gemakkelijk zijn of minder werk met zich meebrengen.Je zult merken dat je minder stress hebt als je de dingen die prioriteit hebben eerst af maakt.
5. Benut je pauze ook echt
8 uur lang je aandacht erbij houden zonder pauze, lukt niemand.
Zelfs 8u werken met pauzes is al een enorme uitdaging voor ons brein.
Benut je pauze dan ook optimaal:
- ga dus niet doelloos scrollen op je gsm of surfen op je computer. Hierdoor gun je jouw hersenen namelijk geen rust, ook al ben je niet met je werk bezig.
- Strek je benen, ga even naar buiten een frisse neus halen, maak een praatje met collega’s, nadien ga je je sowieso beter kunnen focussen.
- Vermijd een al te zware lunch zodat je niet loom wordt in de namiddag. Je verteringsstelsel verbruikt dan namelijk heel wat van je energie.
6. Denk positief en beloon jezelf
Ik ga dit nooit allemaal op tijd afkrijgen!
De stress slaat toe en je hebt al geen zin meer om eraan te beginnen. Herkenbaar?
Denk positief en wees optimistisch. Als je merkt dat er iets niet werkt, pas dit dan aan tot je een werkwijze vindt die wel bij je past.
Een planning aanpassen, herschikken is een veel beter idee dan halsstarrig vasthouden aan iets waar je je niet goed bij voelt of wat voor jou niet werkt. Als alles achteraf wel goed gaat, mag je best tevreden zijn met je eigen werkwijze en kan je dit verder blijven toepassen.
7. Zie je door het bos de bomen niet meer?
Merk je dat je vast zit, zie je met al die deadlines, taken, vragen van klanten en collega’s door het bos de bomen niet meer?
Vraag dan hulp!
Hulp vragen aan collega’s is totaal geen schande en zelfs heel waardevol. Iemand anders kan een frisse kijk hebben op iets waar jij je al een tijdje blind op staart. je leert zo heel veel van elkaar, versterkt de teamspirit en toont aan dat je op elkaar kan rekenen. Ook dit zorgt voor minder stress en een fijne sfeer op kantoor.
We hopen dat je dankzij deze tips meer rust en structuur kunt vinden en ze je kunnen ondersteunen naar verdere groei in je job.
Toch nog nood aan extra begeleiding of een specifieke vraag?
Neem zeker contact op.
